Ouvrir un Coffee Shop : Le guide étape par étape

Vous avez donc décidé de faire le grand saut et d’ouvrir votre propre coffee shop? Ouvrir un café avec succès peut être une expérience enrichissante. Grâce à vous, des centaines d’amis auront de belles conversations. Grâce à vous, les matins seront plus lumineux et les après-midi sembleront moins stressants. Vous aurez plus d’influence sur la société que vous ne le pensez. Tout ce que vous avez à faire, c’est de bien gérer votre café… mais c’est plus facile à dire qu’à faire! Ce guide vous aidera à vous mettre sur la bonne voie pour ouvrir coffee shop étape par étape.

1ère étape: Faire des recherches sur le commerce du café

Un projet de création et d’ouverture d’un café demande un gros investissement en temps et en argent. Il est essentiel que vous preniez le temps de comprendre ce qu’il faut pour gérer un café avec succès. Cela signifie qu’il faut aller à la rencontre des professionnels du café et tirer parti de leur expérience, découvrir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Et voici la partie la plus amusante : il faut aussi visiter de nombreux cafés pour avoir un aperçu de ce que vous voulez faire de votre entreprise. Réfléchissez à ce que vous voulez développer et à ce qui vous rendra différent des autres entreprises. Renseignez-vous sur votre clientèle. Qui sera-t-elle ? Quels sont leurs besoins ? À quelle heure de la journée seront-ils le plus occupés ? Une bonne connaissance de vos clients vous aidera à planifier, à créer un menu, à fixer les prix – vraiment tout ! Bien évidemment nous vous invitons également à suivre une formation coffee shop

2ème étape: Définissez votre vision

Vous avez sans doute de grands projets et vous avez déjà une image mentale de votre café en marche. Notez ce que vous voulez réaliser avec votre café et quel genre d’atmosphère vous voulez créer. Commencez à rassembler des photos, des menus et des idées de conception pour vous inspirer de l’aspect de votre café, du type de nourriture que vous servirez et de la façon dont se sentiront vos clients lorsqu’ils passeront la porte. Une vision clairement définie vous aidera à être cohérent dans le choix d’un nom, la décoration, la planification des repas, le choix du café, la sélection des tasses et la définition de la manière dont vous allez interagir avec les clients. N’oubliez pas : vous ne pouvez pas plaire à tout le monde – alors assurez-vous de savoir exactement pour qui vous concevez ce décor.

3ème étape: Créer un business plan détaillé

Il est tentant de sauter le business plan. « C’est trop de travail »… « Qui va le lire »… sont les pensées qui me viennent à l’esprit. En réalité, le véritable avantage de l’élaboration d’un business plan réside moins dans le document final que dans le processus. Le processus de rédaction d’un plan vous aide à comprendre réellement votre marché local et à maîtriser les chiffres dont vous avez besoin pour assurer le succès de l’entreprise. Cette étude de marché vous guidera à chaque étape du développement et de la gestion de votre café, et constituera une feuille de route pour structurer, diriger et développer votre nouvelle entreprise. Votre business plan doit comprendre :

  • Un résumé : ce que représente cette entreprise et comment elle va se distinguer.
  • Une analyse du marché local : Qui sont vos clients réguliers ? Qui sont vos concurrents ?
  • Votre équipe : Qu’allez-vous faire vous-même, qui allez-vous engager pour faire le reste ?
  • Un plan marketing : Quel est votre point de différence ? Comment allez-vous communiquer cela ?
  • Combien d’argent il vous faut pour démarrer et d’où il vient.
  • Des projections financières : Projection des pertes et profits, flux de trésorerie.
  • Une stratégie de localisation et de location.

Il y a beaucoup de choses à penser, mais prendre le temps de planifier chacun de ces aspects de votre entreprise vous aidera à vous installer pour réussir. N’oubliez pas non plus de pensez aux statuts juridiques.

4ème étape: Choisissez un lieu

L’emplacement est essentiel en restauration. Avant de prendre une décision, passez un peu de temps dans les quartiers que vous envisagez. Faites bien attention au nombre de personnes à pieds et au nombre de places de parking disponibles. L’emplacement est-il suffisamment visible ? La circulation piétonne est-elle suffisante pour assurer la survie de votre café ? Que signifie l’emplacement en termes de démographie ? Quel genre de choses la communauté locale aime-t-elle faire ? Êtes-vous à proximité de nombreux autres cafés ou dans votre propre petite ruelle ? N’oubliez pas que vous allez passer beaucoup de temps dans votre café, alors choisissez une banlieue dans laquelle vous aimez passer du temps ! Assurez-vous de bien comprendre les détails du bail commercial. La longueur et les conditions de ce document peuvent avoir une incidence sur la rentabilité et la valeur de revente de votre entreprise. Il est conseillé de consulter un avocat spécialisé dans les contrats de location avant de signer quoi que ce soit.

5ème étape: Trouver les meilleurs fournisseurs

Trouver de bons fournisseurs fiables (notamment les torréfacteurs) est un élément clé de toute réussite commerciale. Selon le type de café, les principaux fournisseurs sont généralement le café, le lait, le pain, les produits frais et l’épicerie. Vous aurez également besoin de tasses (en papier et en porcelaine), de serviettes de table, de théières, de pailles en inox… la liste est longue. Commencez par faire une liste de toutes les fournitures dont vous avez besoin, en étant aussi détaillé que possible. La liste peut sembler écrasante, mais si vous allez au fond des choses et que vous ajoutez des articles comme des cure-dents et des porte-serviettes, vous serez prêt à tout. À partir de là, vous pouvez commencer à rechercher des fournisseurs jusqu’à ce que vous trouviez ceux que vous aimez et qui correspondent à votre philosophie d’entreprise.

6ème étape: Source de l’équipement commercial

En ce qui concerne l’approvisionnement en matériel, vous avez plusieurs possibilités :

  • Acheter l’équipement directement en utilisant votre propre financement (une machine à café peut vite couter 30 000 euros)
  • Louer des équipements par l’intermédiaire d’un fournisseur
  • Dans le cas des équipements pour le café, de nombreux cafés peuvent également les obtenir en prêt auprès de leur torréfacteur – un peu comme s’ils avaient un forfait de téléphonie mobile.

Vous devrez également investir dans un réfrigérateur, un lave-vaisselle, une caisse enregistreuse… et ainsi de suite. Là encore, faites une liste et soyez aussi détaillé que possible. Il se peut que vous n’ayez pas besoin de tous ces articles immédiatement, alors établissez des priorités. A savoir que dans certains cas vous pouvez être apte à recevoir des aides de préparation à l’installation. Pensez à vous renseigner auprès des institutions compétentes comme la chambre de commerce par exemple.

7ème étape: Créez votre café en lui donnant du caractère

La conception de votre café est cruciale pour attirer les clients et les inciter à revenir. Le concept dépendra en grande partie de votre public cible. Sera-t-il moderne ? Rétro ? Sophistiqué ? Familial ? Cosy? Convivial ? Souhaitez-vous partir sur une franchise type « french coffee shop » ou encore « colombus coffee »? Ou plutôt vers un café de spécialité? Comprenez les goûts de votre clientèle et concevez votre café en tenant compte de ceux-ci. Encore une fois, n’essayez pas de plaire à tout le monde ; en choisissant un thème et en vous y tenant, vous vous forgerez une identité beaucoup plus forte. Pensez à l’aménagement de la vitrine, à la signalisation, au mobilier et à l’éclairage. Évaluez l’efficacité de l’aménagement du point de vue des employés et des clients. Le barista peut-il travailler méthodiquement dans l’espace qui lui est alloué ? Votre personnel peut-il traverser rapidement la pièce ? Les clients comprendront-ils le processus de commande en entrant dans votre café ? Je sais que c’est cher, mais engager un architecte d’intérieur professionnel peut vraiment mettre tout cela en place. Une bonne ambiance et un flux de travail efficace sont essentiels – leur expérience peut faire toute la différence.

8ème étape: Créez un menu pour parfaire votre café

Votre menu doit exprimer votre vision et le thème de votre café. Tout doit être pris en compte , des options alimentaires au design, aux couleurs et aux polices de caractères, en passant par des descriptions, des images et des prix attrayants. On ne parlera pas bien sur des espressos, latte, cappucino et autres matcha Pensez à un plat emblématique et à la manière dont il pourrait façonner le style de votre menu. Restez simple – l’une des erreurs les plus courantes des propriétaires de café est d’essayer de plaire à tout le monde. Cela peut vous laisser avec des dizaines d’articles qui ne sont presque jamais commandés. Par exemple vous pourriez partir sur des muffins fait maison, des smoothies à l’image de votre café ou encore un brunch qui vous démarquera de la concurrence. Concentrez-vous sur un maximum de 10 à 12 options qui vous mettront en appétit, en veillant à inclure des plats sans gluten, végétaliens et végétariens. Votre menu doit également être rentable. Calculez le coût des ingrédients et la marge de chaque article. E n règle générale, le coût des ingrédients ne doit pas dépasser 35 % du prix de détail (hors Taxe).

9ème étape: Embaucher les bonnes personnes

Demandez à n’importe quel propriétaire de café expérimenté quel est le problème n°1 de son entreprise : trouver et garder un personnel de qualité. La plupart des gens commencent par chercher du personnel expérimenté, ce qui est compréhensible. Mais d’après mon expérience, il y a une chose qui dépasse l’expérience : l’attitude. Les compétences peuvent s’acquérir, l’attitude… pas tant que ça. Oui, vous aurez besoin d’un peu d’expérience (n’oubliez pas de demander CV et lettre de motivation), en particulier dans les premiers temps. Cependant, il ne suffit pas de développer une grande culture d’équipe, il faut aussi embaucher les bonnes personnes, alors assurez-vous de trouver les personnes qui conviennent le mieux à votre entreprise. Un bon système d’accueil et de formation peut vous aider.

10ème étape: Commercialisez votre café

Les mois et les semaines qui précèdent l’ouverture de votre café sont l’occasion de commencer à construire votre réseau. Les réseaux sociaux seront votre bouche à oreille, alors utilisez-les pour bâtir votre réputation. Ce n’est un secret pour personne que les cafés adorent Instagram. C’est devenu la plateforme pour faire passer le message, mais cela ne s’arrête pas là. Assurez-vous de revendiquer votre inscription sur Google Maps afin d’apparaître dans les recherches locales, et envisagez de revendiquer votre page sur d’autres sites d’évaluation comme Tripadvisor afin de pouvoir répondre rapidement aux commentaires. Veillez à ce que les promotions en ligne soient personnelles, interactives et attrayantes. Utilisez des images et des vidéos pour encourager les échanges et l’engagement. Lorsque vos clients vous contactent, demandez-leur de suivre votre page pour recevoir des mises à jour, des gratuités et des offres spéciales.

11ème étape: Ouvrir votre coffee shop

L’ouverture de votre café est une réalisation incroyable et marquera le début d’une nouvelle aventure passionnante. Après des mois (ou des années) de planification, de préparation et d’embauche du meilleur personnel possible, votre « grande ouverture » est l’occasion de montrer votre travail. C’est aussi une excellente occasion de commencer à établir des relations durables avec vos clients. Pour réussir une grande ouverture, il faut commencer à planifier tôt. Assurez-vous d’avoir suffisamment de personnel pour l’événement et vérifiez s’il y a d’autres événements locaux qui pourraient entrer en conflit avec le vôtre. Envisagez d’organiser une « ouverture en douceur », qui vous permettra d’apprendre les bases avant de vous ouvrir complètement au public. C’est un excellent moyen de tester le personnel, le déroulement des opérations et l’atmosphère de votre café, et cela vous donne également l’occasion de régler les problèmes avant le grand jour. Une fois votre café ouvert, vous pouvez profiter de l’occasion pour devenir votre propre patron, augmenter vos profits et nouer de nouvelles relations avec la communauté. Et surtout, vous aurez plaisir à partager votre passion pour l’un des plus grands plaisirs de la vie… le café !